Privacy policy

1. Inleiding

De website https://www.qubus.be (hierna “de Website”) is eigendom van QUBUS nv, hierna vermeld. De “Gebruiker” bent u, elke persoon die de Website gebruikt.

QUBUS nv met maatschappelijke zetel te Groendreef 37 bus 0B, 9880 Aalter en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer BE 0445.760.332 hecht veel belang aan een veilige, transparante en vertrouwelijke verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. 

In het bijzonder willen wij de gegevens van o.a. onze klanten, onderaannemers en leveranciers beschermen tegen onder meer verlies, lekken, fouten, onterechte toegangen of onrechtmatige verwerkingen. 

Wij willen u door middel van deze Privacyverklaring informeren over de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. 

Wij vragen dat u deze Privacyverklaring aandachtig leest, vermits deze essentiële informatie bevat over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt en waarvoor. 

Door het meedelen van uw persoonsgegevens verklaart u uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van deze Privacyverklaring en gaat u er eveneens uitdrukkelijk mee akkoord, alsook met de verwerking zelf.

Iedere persoon die de Website gebruikt, stelt bepaalde persoonlijke data ter beschikking. 

Deze persoonlijke data vormen informatie die QUBUS nv toestaat de Gebruiker als natuurlijke persoon te identificeren, ongeacht of QUBUS nv dit daadwerkelijk doet. 

De Gebruiker is identificeerbaar van zodra het mogelijk is om een direct of indirect verband te creëren tussen een of meer gegevens en de Gebruiker als natuurlijke persoon. 

We gebruiken en verwerken enkel uw persoonlijke gegevens in overeenstemming met de Privacywet en andere relevante wetsbepalingen alsook daaropvolgende wetgeving. Iedere verwijzing in deze Privacyverklaring naar de Privacywet betekent een verwijzing naar de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en daaropvolgende wetgeving. Iedere verwijzing naar de Verordening is een verwijzing naar de Verordening van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (GDPR) en daaropvolgende regelgeving.

Door gebruik te maken van de Website verleent de Gebruiker impliciet toestemming inzake mogelijke verwerkingshandelingen van persoonlijke gegevens zoals omschreven in dit document. QUBUS nv behoudt het recht om deze Privacyverklaring te allen tijde aan te passen. 

Elke substantiële wijziging zal duidelijk gemeld worden aan de Gebruiker. We raden aan dit document regelmatig te raadplegen. 

2. Toepassingsgebied

Deze Privacyverklaring heeft betrekking op alle diensten die door QUBUS nv worden verstrekt en in het algemeen op alle activiteiten die QUBUS nv uitvoert.

3. Verwerkingsverantwoordelijke en haar verbintenissen

QUBUS nv is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens.

QUBUS nv bepaalt alleen of in samenwerking met anderen welke persoonsgegevens worden verzameld, het doel en de middelen voor de verwerking van deze persoonsgegevens. 

QUBUS nv is vrij om beroep te doen op gegevensverwerkers voor volgende doeleinden zoals bijv. hosting, marketing, … . Een verwerker is een natuurlijke persoon of rechtspersoon die persoonlijke gegevens verwerkt op vraag van of in naam van de data beheerder. De verwerker is verplicht de veiligheid en vertrouwelijkheid van de data te verzekeren. De verwerker handelt steeds volgens de instructies van de databeheerder. 

Bij de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens respecteren wij de Belgische regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens, evenals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“GDPR”) vanaf haar inwerkingtreding op 25 mei 2018, en alle daaropvolgende wet -en regelgeving.

4. Persoonsgegevens

Naargelang uw activiteiten en uw relatie tot onze onderneming, deelt u ons ondermeer de volgende persoonsgegevens mee: uw identiteits- en contactgegevens (naam, aanspreektitel, adres, e-mail-adres, telefoon-en gsm-nummer). 

Voor bepaalde specifieke wettelijke verplichtingen (elektronische aanwezigheidsregistratie, 30bis-aangifte van werken), kan het zijn dat u ons ondermeer bijkomende gegevens bezorgt om uw aanwezigheden te registreren (zoals E-ID-gegevens, Limosanummer). 

Bovendien kunnen ook persoonsgegevens worden verwerkt zoals IP-adres, geslacht, locatiegegevens, gegevens over gezondheid, biometrische gegevens, beroep, bankgegevens, … .

Wij wijzen u er op dat u de verantwoordelijkheid draagt voor alle gegevens die u ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan. Indien uw gegevens niet meer up-to-date zouden zijn, verzoeken wij u ons dit per kerende te melden. U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens mee te delen, maar u begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten of het samenwerken onmogelijk wordt wanneer u niet instemt met de verzameling en verwerking eraan.

5. Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond

5.0 Algemeen

Onverminderd al het hierna volgende, verzamelt QUBUS nv persoonsgegevens om iedere Gebruiker van de Website een veilige, optimale en persoonlijke Gebruikerservaring te bieden. 

De verzameling van persoonsgegevens wordt verder uitgebreid naarmate de Gebruiker intensiever gebruik maakt van het platform en de online dienstverlening van QUBUS nv.

Gegevensverwerking is essentieel voor de werking van het platform en de daarbij horende diensten. 

De verwerking gebeurt ondermeer voor volgende welbepaalde doeleinden:

  • De Gebruiker toegang verschaffen tot zijn Gebruikersprofiel;
  • Het beheren van de contractuele relatie waarin de Gebruiker partij is;
  • Het aanbieden en verbeteren van een algemene en gepersonaliseerde dienstverlening; inclusief facturatiedoeleinden, aanbod van informatie, nieuwsbrieven en aanbiedingen die nuttig en/of noodzakelijk zijn voor de Gebruiker, de verkrijging en verwerking van Gebruikersbeoordelingen en het verlenen van ondersteuning;
  • Het aanbieden en verbeteren van de aangeleverde producten; persoonsgerichte en specifieke producten aan de hand van geleverde informatie en gegevens;
  • De detectie van en bescherming tegen fraude, fouten en/of criminele gedragingen.
  • Marketing doeleinden

Bij een bezoek aan de Website van QUBUS nv worden er enkele gegevens ingezameld voor statistische doeleinden. 

Dergelijke gegevens zijn noodzakelijk om het gebruik van de Website te optimaliseren. 

Deze gegevens zijn ondermeer: IP-adres, vermoedelijke plaats van consultatie, uur en dag van consultatie, welke pagina’s er werden bezocht. 

Wanneer u de Website van QUBUS nv bezoekt, verklaart u zich akkoord met deze gegevensinzameling bestemd voor statistische doeleinden zoals hierboven omschreven.

De Gebruiker verschaft steeds zelf de persoonsgegevens aan QUBUS nv en kan op die manier een zekere controle uitoefenen. Indien bepaalde gegevens onvolledig of ogenschijnlijk incorrect zijn, behoudt QUBUS nv zich het recht voor bepaalde verwachte handelingen tijdelijk of permanent uit te stellen. 

De persoonsgegevens worden in de eerste plaats enkel verwerkt voor intern gebruik binnen QUBUS nv. 

QUBUS nv kan u dan ook geruststellen dat persoonsgegevens niet verkocht, doorgegeven of meegedeeld worden aan derde partijen. QUBUS nv heeft alle mogelijke juridische en technische voorzorgen genomen om ongeoorloofde toegang en gebruik te vermijden.

5.1 Klantgegevens

In het kader van onze dienstverlening en onze activiteiten verzamelen en verwerken wij de identiteits- en contactgegevens van onze klanten en opdrachtgevers, hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden voor deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomsten met onze klanten, het klantenbeheer, de boekhouding en public relations activiteiten zoals het toesturen van onze nieuwsbrief of uitnodigen op netwerkevents. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen (zoals bijvoorbeeld de 30bis-aangifte van werken) en/of ons gerechtvaardigd belang. Voor informatieverstrekking per e-mail (zoals een nieuwsbrief of uitnodiging voor events) kan deze door u op elk moment worden ingetrokken.

5.2 Gegevens van leveranciers en onderaannemers

Wij verzamelen en verwerken de identiteits- en contactgegevens van onze leveranciers en onderaannemers, evenals hun eventuele (sub)onderaannemer(s), hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden van deze verwerkingen zijn de uitvoering van deze overeenkomst, het beheer van de leveranciers/onderaannemers, de boekhouding en public relations activiteiten zoals het toesturen van onze nieuwsbrief of uitnodigen op netwerkevents. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen (zoals bijvoorbeeld de verplichte elektronische aanwezigheidsregistratie, de 30bis-aangifte van werken, de aanwezigheidslijst of andere verplichtingen bij overheidsopdrachten, enz.) en/of ons gerechtvaardigd belang (zoals voor direct marketing). Voor de elektronische aanwezigheidsregistratie worden in voorkomend geval tevens de E-ID-gegevens of het Limosanummer verwerkt. Voor informatieverstrekking per e-mail (zoals een nieuwsbrief of uitnodiging voor events) kan deze door u op elk moment worden ingetrokken.

5.3 Gegevens van personeel

Wij verwerken de persoonsgegevens van onze werknemers in het kader van ons personeelsbeheer en de loonadministratie. Gelet op de specifieke aard ervan, wordt deze verwerking meer uitgebreid geregeld in een Policy Gegevensbescherming voor werknemers.

5.4 Bezoekers website

Wij verzamelen en verwerken de identiteits- en contactgegevens van onze bezoekers op onze website. De doeleinden voor deze verwerkingen zijn de inhoud van onze website te verbeteren, sollicitaties te verwerken en public relations activiteiten zoals het toesturen van onze nieuwsbrief of uitnodigen op netwerkevents. De rechtsgronden zijn voorafgaandelijke toestemming en/of ons gerechtvaardigd belang. Voor informatieverstrekking per e-mail (zoals een nieuwsbrief of uitnodiging voor events) kan deze door u op elk moment worden ingetrokken.

5.5 Andere gegevens

Naast de gegevens van klanten, leveranciers/onderaannemers en personeel verwerken wij ook persoonsgegevens van anderen, zoals mogelijke nieuwe klanten/prospecten, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten, contacten van deskundigen, enz. De doeleinden van deze verwerkingen zijn in het belang van onze activiteiten alsook public relations. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang of in sommige gevallen de uitvoering van een overeenkomst.

6. Duur van de verwerking

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de (al dan niet contractuele) relatie die wij met u hebben.
Klantengegevens en gegevens van leveranciers of onderaannemers zullen in elk geval na een termijn van tien jaar na de beëindiging van de overeenkomst of het project uit onze systemen worden verwijderd, behoudens voor wat betreft deze persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer moeten bewaren of in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.

7. Rechten

In overeenstemming en onder de voorwaarden van de Belgische privacywetgeving en de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming delen wij u mee dat u over de volgende rechten beschikt:

  • Recht op toegang en inzage: u heeft het recht om kosteloos kennis te nemen van de gegevens die wij over u hebben en na te gaan waarvoor deze worden aangewend.
  • Recht op rectificatie: u heeft het recht om rectificatie (verbetering) van uw onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen, evenals om onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen.
  • Recht op gegevenswissing of beperking: u heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen of de verwerking ervan te beperken in de omstandigheden en onder de voorwaarden zoals bepaald door de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij kunnen de gegevenswissing of beperking weigeren van enige persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. 
  • Recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens : In sommige gevallen heeft u het recht om beperkingen van de verwerking van uw persoonsgegevens te vragen. Dit geldt zeker in geval van een geschil met betrekking tot de accuraatheid van gegevens, als de gegevens noodzakelijk zijn in het kader van een juridische procedure of gedurende de tijd noodzakelijk voor QUBUS nv om vast te stellen dat u geldig uw recht tot verwijdering kan uitoefenen. 
  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens: u heeft het recht de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare vorm te verkrijgen. U heeft het recht deze gegevens over te dragen aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking.
  • Recht van bezwaar: u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wegens ernstige en legitieme motieven. Gelieve er evenwel rekening mee te houden dat u zich niet kan verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.
  • Recht van intrekking van de toestemming: Indien de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op de voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht deze toestemming in te trekken. Deze persoonsgegevens zullen dan enkel nog verwerkt worden indien wij hiervoor over een andere rechtsgrond beschikken.
  • Automatische beslissingen en profilering: wij bevestigen dat de verwerking van de persoonsgegevens geen profilering omvat en dat u niet aan volledige geautomatiseerde beslissingen wordt onderworpen.

U kan voormelde rechten uitoefenen door u te wenden tot info@QUBUS.be.
Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige en legitieme manier om te gaan met uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Indien u desalniettemin van oordeel bent dat uw rechten geschonden zouden zijn en u binnen onze onderneming voor uw bezorgdheden geen gehoor zou vinden, staat het u vrij een klacht in te dienen bij:

Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel. 02 274 48 00
Fax. 02 274 48 35
E-mail: commission@privacycommission.be

U kan zich bijkomend richten tot een rechtbank wanneer u meent dat u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens.

8. Doorgifte aan derden

Bepaalde persoonsgegevens die door ons worden verzameld, zullen worden doorgegeven aan en mogelijk verwerkt worden door derde dienstverleners, zoals onze IT-leverancier, boekhouder, revisor, evenals door de overheid (bijvoorbeeld bij de 30bis-aangifte van werken, de elektronische aanwezigheidsregistratie of het meedingen naar overheidsopdrachten).
Het is mogelijk dat één of meer van bovenvermelde derde partijen gelokaliseerd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”). Er zullen evenwel alleen persoonsgegevens worden doorgestuurd naar derde landen met een passend beschermingsniveau.

De werknemers, managers en/of vertegenwoordigers van de hierboven vermelde dienstverleners of instellingen en de gespecialiseerde dienstverleners door hen aangesteld, dienen de vertrouwelijke aard van uw persoonsgegevens te respecteren en kunnen deze gegevens enkel gebruiken voor de doeleinden in het kader waarvan zij werden verstrekt.
Indien nodig kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere derde partijen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer wij geheel of gedeeltelijk gereorganiseerd zouden worden, onze activiteiten zouden worden overgedragen of indien wij failliet verklaard zouden worden. Ook is het mogelijk dat persoonsgegevens moeten worden doorgegeven ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan een bepaalde wettelijke verplichting. Wij zullen in dat geval redelijke inspanningen leveren om u voorafgaand te informeren over deze mededeling aan andere derde partijen. U zal evenwel erkennen en begrijpen dat dit in bepaalde omstandigheden niet altijd technisch of commercieel haalbaar is of dat er mogelijk wettelijke beperkingen van toepassing kunnen zijn.

Wij zullen uw persoonsgegevens in geen geval verkopen of commercieel ter beschikking stellen aan direct marketingbureaus of gelijkaardige dienstverleners, tenzij met uw voorafgaande toestemming.

9. Technische en organisatorische maatregelen

Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens volgens een afdoend veiligheidsniveau te verwerken en deze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, niet-toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.
In geen geval kan QUBUS nv aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

10. Toegang door derden

Met het oog op de verwerking van uw persoonsgegevens, verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens aan onze werknemers, medewerkers en aangestelden. Wij garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers, medewerkers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan deze Data Protection Notice.

11. Nog vragen?

Indien u na het lezen van deze Privacyverklaring verdere vragen of opmerkingen heeft met betrekking tot de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen hetzij per post naar Groendreef 37 bus 0B, 9880 Aalter of per e-mail aan info@QUBUS.be.